www.parus.ua > Продукция > Для крупных предприятий (ERP-система) > Управление деловыми процессами

Управління діловими процесами

У діяльності будь-якого підприємства можна виділити функції підрозділів по роботі з різного роду фінансовими та іншими документами. Ці документи і процеси по їх відпрацюванню часто "зосереджені" на інтересах і завданнях певних підрозділів, функції яких або не сполучаються взагалі, або узгоджені, але неоптимальним чином (наприклад, функції служби сервісного обслуговування та фінансового відділу).

Документи можуть "мігрувати" між підрозділами (виконавцями). При цьому на різних етапах взаємодії реалізовуються певні правила відносин. Таким чином, виникає необхідність об'єднання і узгодження подібних правил, а також управління ними в рамках єдиного безперервного ділового процесу.

В даний час ринок програмних продуктів DOC FLOW і WORK FLOW пропонує, як правило, тиражні рішення двох типів:

1. Системи автоматизації управління діловою кореспонденцією - надбудови над засобами електронної пошти, наприклад, Microsoft Exchange або Novell Group Wise. Цей варіант дозволяє вирішувати обмежене коло завдань і більше підходить для автоматизації управління діловодством. 
2. Інструментарій, що дозволяє створити замовні додатки з автоматизації процесів управління підприємством. У цьому випадку потрібне залучення IT-фахівців, а для роботи з подібними інструментами - наявність власного штату розробників.

ПАРУС надає наскрізне і тиражне рішення, що забезпечує:

• узгодження правил ведення бізнесу в компанії з функціями конкретних підрозділів і виконавців;
• накопичення єдиної бази знань про особливості роботи як всієї компанії, так і окремих підрозділів і співробітників за допомогою автоматично підтримуваної хронології виконання бізнес-процесів;
• зведення воєдино формалізованих функцій фінансово-господарської діяльності та неформалізованих, наприклад, оперативного планування і виконання планів, маркетингу, PR;
• підвищення керованості діловими процесами підприємства та інформованості керівництва про поточний стан бізнесу.

Основними поняттями рішення ПАРУС є:

• Маршрут - порядок, правила і черговість виконання бізнес-процедур, що складають конкретний бізнес-процес.
• Маршрут розбивається на точки, у кожній з яких конкретизується виконання відповідальними виконавцями певної бізнес-процедури.
• Основним обліковим об'єктом факту виконання роботи в часі є подія.
• Маршрутна карта (маршрут подій) містить опис можливих переходів події від однієї точки до іншої і певний перелік виконавців для кожної точки. Подібна карта задає слідування події з початкової точки до кінцевої, причому допустимо розгалуження шляху і наявність більш однієї кінцевої точки в маршруті.

"Усередині" точки маршруту може бути доступна дія з обширного набору функцій Системи ПАРУС (наприклад: формування рахунку, відпрацювання оплати рахунку в бухгалтерії, друк накладної). Дія може бути разовою або періодичною (виконуваною: N раз, поки справедлива спеціальна умова). Користувач виконує певну дію лише за наявності відповідних повноважень і при дотриманні певних умов. Факт виконання дії реєструються в історії події . Усередині точки маршруту можлива переадресація події іншому виконавцю (наприклад, призначення конкретного менеджера підрозділу для оформлення контракту); причому виконавцем може бути як конкретний співробітник, так і штатна ланка компанії (підрозділ, посада).

Перехід від точки до точки здійснюється автоматичною зміною поточного статусу події на черговий з певного списку або адресацією події конкретному виконавцю іншої точки. Подібний перехід може регламентуватися умовами і повноваженнями для конкретного виконавця (групи виконавців).

В результаті виконання функції може бути сформовано повідомлення учаснику бізнес-процесу. У Системі передбачений вбудований механізм доставки повідомлень за допомогою електронної пошти, повідомлень на пейджер або мобільний телефон і т.п. Повідомлення використовується, наприклад, для нагадування співробітникам про необхідність проведення будь-яких робіт (типу "проконтролювати оплату виставленого рахунку" - для менеджера, який курирує клієнтів), для інформування керівництва про закінчення бізнес-процесу. Принагідно зауважимо, що знаходження події в точці маршруту може регламентуватися за часом: після закінчення заданого проміжку Система автоматично вишле відповідне повідомлення, наприклад, виконавцю або його керівникові.

Розглянемо як приклад бізнес-процес "Реалізація товару":

Для подібного бізнес-процесу в Системі ПАРУС реєструється маршрут "Реалізація товару". Для точок маршруту встановлюється можливість виклику певних дій в розділах логістичної підсистеми: Додати (рахунок на оплату), Друк документа (рахунки на оплату) і т.д.

Зверніть увагу на точку "Очікування оплати рахунку". Дана бізнес-процедура може залежити від зовнішніх факторів і автоматизується декількома способами. Наприклад, подія повинна залишатися в точці, поки його не переведуть вручну в чергову точку "Відвантаження товару". Перехід буде можливий, якщо відповідальний за дану бізнес-процедуру співробітник, сформує, виходячи з виписок банку, платіж і зіставить його з раніше виставленим рахунком. Таким чином, при спробі переходу з точки "Очікування оплати рахунку" в точку "Відвантаження товару", перш за все, буде перевірено умову: "гроші по даному рахунку прийшли"; при позитивній відповіді подія буде переведена в чергову точку, в іншому випадку - буде виведено повідомлення про помилку і подія залишиться в колишній точці.

Виконання процесу відбувається, наприклад, наступним чином. У Системі реєструється і "запускається за маршрутом" подія типу "Реалізація товару". Відповідальний виконавець певної бізнес-функції переглядає список адресованих йому подій. При наявності події виконавець виконує дію в розділі логістичної підсистеми (якщо, звичайно, це передбачено в даній точці). У точці може бути допустима адресація події іншому виконавцю (фактично - це призначення відповідального виконавця); наприклад, в точці "Формування рахунку на оплату" керівник відділу збуту може переадресувати подію конкретного менеджера, який і буде формувати рахунок.

ПАРУС активно використовує описаний вище механізм у своїй власній діяльності.

На закінчення, наведемо приклад комплексного використання перспективних технологій Системи ПАРУС в управлінні діловими процесами:

• Рішення ПАРУС-ON-LINE дає можливість працювати з Системою віддаленому користувачеві (власним співробітнику у відрядженні, партнеру, субпідряднику тощо). І всі вони (зрозуміло, за наявності певних прав) можуть бути повноцінними учасниками бізнес-процесу, виконуваного відповідно до заздалегідь налаштованим маршрутом.
• Технологія OLAP може використовувати не тільки логістичні, фінансові та виробничі дані, але й інформацію, накопичену модулем управління діловими процесами.

Це дає можливість всебічного аналізу, прогнозування та моделювання ділових процесів і старанності всіх їх учасників (співробітників, підрозділів).

Замовити презентацiю